O relógio da posse
No serviço público federal, a posse ocorre em 30 dias contados da publicação do ato de provimento (Lei 8.112/1990, art. 13, § 1º). Esse prazo não tem mais prorrogação desde a Lei 9.527/1997, e o ato de nomeação é tornado sem efeito se a posse não ocorrer nele (art. 13, § 6º). A posse pode ser feita por procuração específica (§ 3º), mas isso resolve a ausência física, não a falta de escolaridade. Estados e municípios têm estatutos próprios, com prazos que podem ser diferentes.
A escolaridade exigida é requisito para a investidura (art. 5º, IV), e a Súmula 266 do STJ define o momento de comprová-la: na posse, e não na inscrição. A regra geral está explicada no artigo sobre diploma na posse. Aqui o foco são os problemas práticos que aparecem entre a nomeação e a assinatura do termo.
Colação de grau antecipada ou especial: o que é
Os nomes se parecem, mas as regras mudam conforme o caso:
| Situação | Base | Quando cabe |
|---|---|---|
| Colação especial, extemporânea ou em gabinete | Regimento da instituição | Aluno que já cumpriu todos os componentes do curso e não pode esperar a cerimônia coletiva |
| Antecipação da data da colação | Regimento e calendário da instituição | Todas as notas lançadas e requisitos cumpridos antes da data marcada para a turma |
| Abreviação do curso | Lei 9.394/1996, art. 47, § 2º | Extraordinário aproveitamento nos estudos, demonstrado por provas e outros instrumentos de avaliação específicos, aplicados por banca examinadora especial, conforme as normas do sistema de ensino |
Nenhuma delas permite colar grau com disciplina, estágio ou trabalho de conclusão pendente. A colação especial muda a data e a forma do ato, não os requisitos do curso. A abreviação do art. 47, § 2º, é outra coisa: depende de avaliação específica e das normas do sistema de ensino, e raramente se resolve no prazo de uma posse.
Como pedir a colação de grau antecipada por aprovação em concurso
- Confira no sistema acadêmico se todas as notas, horas complementares e o estágio estão lançados e se a situação do ENADE aparece regular.
- Protocole requerimento escrito à coordenação ou à secretaria acadêmica, pedindo a colação em data especial.
- Junte a publicação da nomeação no Diário Oficial ou a convocação para a posse, com a data-limite marcada.
- Peça, no mesmo requerimento, a certidão de colação e a declaração de conclusão logo após o ato.
- Guarde o número de protocolo e registre por escrito cada resposta ou falta de resposta.
Quem sabe que está perto da nomeação deve fazer esse pedido antes dela, com o resultado final do concurso. Quanto mais cedo a faculdade souber da urgência, menor o risco de o prazo de 30 dias acabar dentro da burocracia interna.
A faculdade negou ou não respondeu
O dirigente de instituição de ensino superior, pública ou privada, pode ser autoridade coatora em mandado de segurança no que diz respeito à atividade educacional, porque a Lei 12.016/2009, art. 1º, § 1º, equipara às autoridades os dirigentes de pessoas jurídicas no exercício de atribuições do poder público. Quando o aluno cumpriu todos os requisitos e a instituição se recusa a marcar a colação, ou a emitir a certidão, sem motivo, cabe pedido de liminar para suspender o ato (art. 7º, III). O prazo para impetrar é de 120 dias da ciência (art. 23), mas no caso da posse o prazo que manda é o de 30 dias.
Na prática, o pedido à faculdade, para obter a colação ou o documento, corre junto com o pedido ao órgão que nomeou, pedindo que aceite a declaração de conclusão ou, se o estatuto permitir, que o candidato vá para o final da fila ou tenha a posse adiada. O escritório redige os requerimentos administrativos e, se forem negados, a ação judicial.
Declaração de conclusão de curso serve para posse?
Em regra, sim, quando o curso está concluído e a colação já ocorreu. O Tribunal de Justiça do Distrito Federal sistematizou esse entendimento: a exigência de diploma no edital serve para comprovar a escolaridade, e essa finalidade pode ser atingida por certificado ou declaração de conclusão, mesmo com alguma formalidade pendente para a expedição do diploma. No Acórdão 1429147, de 1º de junho de 2022, a 6ª Turma Cível manteve a posse de uma candidata cuja declaração tinha sido recusada, e registrou que ela não tinha nenhuma ingerência sobre a expedição do diploma.
O documento certo faz diferença. Nem todo papel emitido pela faculdade serve:
| Documento | Serve para a posse? |
|---|---|
| Declaração de conclusão com data da colação e integralização do currículo | Em regra, sim |
| Certidão ou ata de colação de grau, com histórico completo | Em regra, sim |
| Declaração de provável formando ou de matrícula no último período | Não, porque não prova a conclusão |
| Declaração de conclusão sem data de colação | Frágil; peça a complementação antes da posse |
| Diploma de curso sem reconhecimento válido | Não, porque não tem validade nacional |
A declaração deve trazer o nome do curso, o ato de reconhecimento, a data da colação, a informação de que todas as disciplinas e atividades foram cumpridas e a situação regular no ENADE, com assinatura ou validação eletrônica. Leve também o histórico escolar completo. Pelo art. 48 da Lei 9.394/1996, é o diploma de curso reconhecido e registrado que tem validade nacional; a declaração funciona como prova provisória de que esse diploma é devido.
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Demora na expedição do diploma
O MEC informa, com base nos arts. 18 e 19 da Portaria MEC 1.095/2018, os prazos máximos: 60 dias para expedir o diploma, contados da colação; 60 dias para registrar, contados da expedição; e, nas faculdades sem autonomia, 15 dias para enviar o diploma à instituição registradora, que tem mais 60 dias para registrá-lo. Os prazos podem ser prorrogados por igual período, com justificativa da instituição.
Somados, esses prazos passam facilmente de quatro meses, o que explica por que tantos nomeados chegam à posse sem o diploma. O MEC orienta que, diante de recusa, o interessado faça interpelação formal, escrita e protocolada, o que coloca a instituição em mora, e pode levar a reclamação aos órgãos de defesa do consumidor, ao Ministério Público ou ao Judiciário. Quando a posse está em risco, o caminho mais útil costuma ser outro: obter a declaração de conclusão e apresentá-la ao órgão, em vez de esperar o diploma.
Aluno aprovado em concurso e pendência burocrática na faculdade
| Pendência | O que diz a norma | O que fazer |
|---|---|---|
| ENADE irregular | O ENADE é componente curricular obrigatório, e só a situação regular é inscrita no histórico (Lei 10.861/2004, art. 5º, § 5º) | Verificar se houve dispensa oficial ou falha de inscrição pela instituição, que é responsável por inscrever os alunos habilitados (§ 6º) |
| Mensalidade em atraso | É proibida a retenção de documentos escolares por inadimplência (Lei 9.870/1999, art. 6º) | Pedir a declaração por escrito, citando a lei; a cobrança segue por outra via |
| Horas complementares ou estágio não lançados | Regimento e projeto do curso | Protocolar os comprovantes e pedir o lançamento com urgência, informando a nomeação |
| Nota lançada errada ou disciplina em revisão | Regimento da instituição | Pedir revisão formal e registrar a data; a demora da faculdade é argumento no pedido ao órgão |
| Disciplina de fato não cursada | O curso não está concluído | Verificar prazos de fim de fila ou adiamento no estatuto; a declaração não resolve |
O ponto que decide quase todos esses casos é separar o que depende do aluno do que depende da instituição. Quando o curso foi concluído e o atraso é da faculdade, o candidato tem argumento forte para exigir o documento e para tomar posse com ele. Quando falta um requisito acadêmico, a solução passa pelo prazo, e não pelo papel.
Concursos em que o requisito é comprovado antes da posse
A Súmula 266 tem uma exceção importante. Nos concursos para a magistratura e o Ministério Público, o STJ entende que os requisitos devem ser comprovados na inscrição definitiva, e não na posse, conforme a tese 16 da edição 11 da Jurisprudência em Teses. Se o edital exigir a escolaridade em etapa anterior à posse, como a matrícula no curso de formação, a colação precisa acontecer antes dela, e o planejamento com a faculdade começa ainda mais cedo.
Roteiro para os primeiros dias depois da nomeação
- Anote a data da publicação e conte 30 dias corridos para o último dia da posse, no caso da Lei 8.112/1990, ou o prazo do estatuto do seu ente. Se a posse for negada, a calculadora de prazo mostra até quando cabe o mandado de segurança.
- Peça à faculdade, por protocolo, a colação especial ou a declaração de conclusão, com o histórico.
- Leia no edital e no estatuto a lista de documentos da posse e as regras de adiamento e de final de fila.
- Se a faculdade não responder em poucos dias, faça a interpelação formal e avalie o mandado de segurança.
- Apresente ao órgão, antes do fim do prazo, o documento que tiver e um requerimento escrito explicando a situação.
- Se a posse for negada, guarde a decisão por escrito: ela é a base do mandado de segurança.
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Fontes consultadas: Lei 8.112/1990 (Planalto); Lei 9.394/1996, LDB (Planalto); Lei 12.016/2009 (Planalto); Lei 10.861/2004 (Planalto); Lei 9.870/1999 (Planalto); MEC, prazos para expedição e registro de diploma; TJDFT, Jurisprudência em Temas: entrega de documentos no concurso; STJ, Jurisprudência em Teses organizada por ramos do Direito.
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